¿No te acostumbras al Office 2010? No eres el único

Aquí algunos consejos para afrontar mejor la migración de la versión 2003 a la 2007 o a la última, la versión 2010

17 de marzo de 2011

(DPA). Quizás esté usted postergando aún el paso de Office 2003 a 2007 o a la versión 2010. Si es así, no es usted el único. Muchas oficinas en todo el mundo, enfrentadas a costos adicionales de entrenamiento del personal, simplemente se han quedado con Office 2003.

Pero, tarde o temprano, si quiere estar al día con el paquete ofimático más difundido en el mundo, tendrá que pasarse a la versión más moderna. Cuando lo haga, tendrá problemas con la nueva interfaz y los nuevos formatos de archivo. Aquí vemos ahora cómo tratar ambos con el mínimo posible de molestias.

GUÍA
Sabemos que usted ha tratado de acostumbrarse a la cinta de opciones o ‘ribbon bar’ con que Word 2007 sustituyó los menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de este procesador de textos. No obstante, sigue perdido y se pregunta si hay algún tipo de referencia que mapee los recursos de Word 2003 en Word 2007.

Microsoft sin duda ha escuchado muchas quejas como la suya, especialmente desde que cerró todos los caminos de retorno a la interfaz de Office 2003, aunque los usuarios quisieran mantenerlos. De este modo, Microsoft se tomó cierto tiempo para reunir esta práctica “guía interactiva” —”click aquí“— a los comandos de Word 2007 y 2010.

Esta guía es en realidad una representación virtual de la interfaz de Word 2003, pero funcionando dentro del navegador. Simplemente use la falsa interfaz para seleccionar un comando en los menús y la guía le indicará el lugar exacto donde se halla el mismo comando en Word 2007 y, en gran parte, también Word 2010.

Otra forma de tener una referencia rápida a los comandos de Word 2003 es abrir el menú Ayuda (F1) en una aplicación de Office 2007/2010 y escribir “comandos 2003” en la casilla de búsqueda.

FORMATOS
Nadie sabe por qué Microsoft inventó el nuevo formato .docx, pero el hecho es que docx ha vuelto locos a los usuarios. No cuesta nada guardar documentos en el nuevo formato, pero a veces usted guarda accidentalmente viejos archivos doc como docx, y entonces ocurre que el creador original de los archivos doc no puede leer la actualización. ¿Hay alguna forma de volver al formato doc?

Puede usted decir a Office 2007 y 2010 que guarde los archivos por defecto en los viejos formatos 2003. Para hacerlo, abra una aplicación de Office como Word y clique el botón Office/Archivo en la esquina superior izquierda. En el menú que se abra, clique el botón Opciones.

En el panel Opciones, clique Guardar en el panel izquierdo y luego, en la lista de opciones en el panel derecho, en la casilla desplegable “Guardar archivos en formato:” active la opción “Documento de Word 97-2003 (*doc.)” y clique Aceptar. A partir de este momento, esta aplicación Office (en este caso, Word) guardará los archivos en el viejo formato.

En lugar de este procedimiento, sin embargo, también puede usted instruir a aquellos que estén usando todavía el viejo formato “*.doc” descargar e instalar el paquete de compatibilidad de Office (Office Compatibility Pack) —“click aquí”:http://bit.ly/9W6DDb— Office 2003. Con este software instalado, las viejas aplicaciones aceptarán de inmediato los nuevos formatos.

AUTOMATIZADO
Ahora bien, si tiene muchos archivos en formatos de Office 2003 y desea convertirlos todos a los nuevos formatos y de una sola vez, tiene a disposición un kit de migración creado expresamente por Microsoft para convertir en masa viejos documentos de Office 2003.

Esta herramienta fue creada para administradores de tecnología, pero todo usuario puede descargarla y usarla. Para comenzar, descargue e instale el programa de compatibiliad (Office compatibility) desde Microsoft —“click aquí”:http://bit.ly/9hsyAQ—. Una vez instalado, descargue e instale la herramienta de migración llamada Migration Planning Manager —click aquí:“http://bit.ly/hQPnfo”—. Para la instalación de este programa deberá usted crear una carpeta especial.

Una vez instalado el Migration Planning Manager, vaya a la subcarpeta Herramientas en la carpeta en la cual instaló el programa. Ubique el archivo “ofc.ini“ y ábralo con un editor de textos tal como Notepad. Cuando tenga este archivo en su pantalla, ubique la sección [FoldersToConvert] y quite el signo de punto y coma que hay antes de la línea “fldr=C:\Documents and Settings\Administrator\MyDocuments”.

El quitar ese signo hace que la línea quede en posición activa. Pero, antes de guardar este archivo, sin embargo, elimine todo lo que haya después de “fldr=” e inserte la unidad y la carpeta donde se hallan los documentos que usted desea convertir. Por ejemplo si copia a usted los documentos que desea convertir en “c:\convertir”, entonces debería escribir “c:\convertir” después del prefijo “fldr=”. La línea entera quedaría entonces así: fldr=c:\convertir.

Una vez hecho esto, guarde el archivo. Entonces, desde la misma carpeta en la cual está guardado el archivo “ofc.ini”, dé un doble clic sobre el archivo ofc.exe. Si completó el archivo “ofc.ini” correctamente, debería ver mensajes anunciándole “converted” (convertido) en el programa ofc.exe al tiempo que convierte sus archivos. 

Una vez finalizada la conversión, hallará los archivos en cuestión en una subcarpeta titulada “Converted” bajo la carpeta en la cual los archivos originales (Office 2003) estaban guardados.

ALTERNATIVAS
Para los usuarios que decidan no usar el software de Microsoft, también hay suites alternativas de ofimática. 

La más conocida es Open Office, que se puede descargar deste esta página y cuenta con programas similares al word, excel, power point, entre otros. También existe el Libre Office, ideal para los usuarios de Linux, y para los que ya acostumbran a guardar sus documentos en la ‘nube’, es decir, en la Internet, Google Docs es el servicio más usado.